Hinweisgeber besser schützen mit Daskeo
Es ist für uns eine Zeit angekommen …
Warum ist der Schutz von Whistleblowern so wichtig?
Die Kenntnis von Missständen ist der erste Schritt zur Beseitigung derselben. Häufig sind Beschäftigte, aber auch Dienstleister, Lieferanten oder Mitglieder von Leitungsgremien die ersten, die auf Rechtsverstöße aufmerksam werden. Sie haben einfach einen anderen Blick auf die Dinge und bekommen viel mit. Diese Informationen an geeignete Stellen weiterzugeben, um weitere Verstöße zu verhindern, hat nichts mit Denunziantentum zu tun. Im Volksmund sagt man. „Wo kein Kläger, da kein Beklagter“. Aber wäre es nicht besser – und auch für alle Seiten kostengünstiger – wenn Unternehmen vor einer Klage von Verstößen erfahren und diese im Sinne der Gesellschaft zügig beseitigen könnten? Denn nicht immer handelt es sich um böse Absicht und bei der Vielzahl an Gesetzen, Prozessen, Mitarbeitern…
Um weitere Schäden der betroffenen Personen sowie der Gesellschaft auf der einen Seite sowie Imageschäden, Strafen und Bußgelder zu vermeiden, sollten Hinweisgeber ermutigt werden, direkt an die Unternehmen heranzutreten
Und was sagt das Hinweisgeberschutzgesetz?
Zunächst einmal regelt das Hinweisgeberschutzgesetz (welches auf einer europäischen Richtlinie basiert), dass die Hinweisgeber keine negativen Konsequenzen fürchten sollen. D.h., der Arbeitgeber darf natürlich keine direkten arbeitsrechtlichen Konsequenzen wie eine Kündigung des Arbeitsvertrags oder – außerhalb des Beschäftigungsverhältnisses – des Dienstleistungsvertrags ergreifen. Aber auch indirekte Konsequenzen wie eine unterlassene Beförderung sind unzulässig. Jegliches Mobbing hat am Arbeitsplatz ohnehin nichts zu suchen. Aber das Unternehmen muss auch sicherstellen, dass der Hinweisgeber nichts von einer gemeldeten Person zu befürchten hat. Übrigens: Auch die Androhung einer solchen Repressalie ist verboten.
Der Gesetzgeber ist hier so weit gegangen, dass er die entsprechenden Handlungen nicht nur untersagt hat. Er hat vielmehr vorgesehen, dass nicht der Hinweisgeber, sondern das Unternehmen beweisen muss, dass keine Repressalien jeglicher Art aus Gründen des Hinweises erfolgt sind. Kann es dies nicht, macht es sich ggf. schadensersatzpflichtig.
Dieser Schutz gilt nicht grenzenlos, sondern ist auf bestimmte – aus Sicht des Gesetzgebers – besonders wichtige Bereiche beschränkt. Allerdings ist die Auflistung am Ende doch recht umfassend geworden, sodass wohl nur geringe Verstöße insbesondere im persönlichen Bereich nicht umfasst sein dürften. Die weitergehende Rechtsauslegung durch die Gerichte wird die Grenzen aufzeigen. Von diesen Verstößen muss der Hinweisgeber im Rahmen eines beruflichen Kontextes erfahren haben, also insbesondere nicht im privaten Umfeld. Und natürlich werden Hinweisgeber, welche vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen liefern nicht nur nicht geschützt, sondern können auch strafrechtlich belangt werden.
Zum Anderen gibt das Hinweisgeberschutzgesetz einen Prozess zur Entgegennahme und Bearbeitungen von Hinweisen vor. Und hier kommen die sogenannten „Meldestellen“ und „Meldekanäle“ ins Spiel.
Unsere Empfehlung:
Gestalten Sie den Ablauf aus Sicht des Hinweisgebers zuvorkommend und transparent!
Was bedeutet denn „Meldestelle“ und „Meldekanal“?
Es wird zwischen internen und externen Meldestellen unterschieden. Welche Meldestelle der Hinweisgeber nutzt, ist grundsätzlich ihm überlassen. Sprechen jedoch keine klaren Gründe dagegen (z.B. offensichtliche Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot oder im konkreten Fall trotz Hinweisgeberschutz befürchtete Repressalien) sollte sich der Hinweisgeber ggf. auch mit Blick auf seine arbeitsrechtlichen Treuepflichten an die interne Meldestelle wenden. Diese werden von den Unternehmen selbst oder durch beauftragte Dienstleister betrieben. Externe Meldestellen sind demgegenüber bei Behörden (z.B. dem Bundesamt für Justiz) angesiedelt. Darüber hinaus ist natürlich auch der Weg in die Öffentlichkeit über Presse und Medien möglich.
Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Einrichtung. Eine Meldestelle muss jedoch nur durch bestimmte „Beschäftigungsgeber“ eingerichtet werden. Dies betrifft seit dem 17.12.2023 zumindest alle Unternehmen mit in der Regel mehr als 50 Beschäftigten. Wer alles in den Kreis der Beschäftigten fällt, finden Sie in § 3 Abs. 8 HinSchG. Doch branchenspezifisch kann eine Verpflichtung auch unabhängig von der Beschäftigtenzahl vorliegen.
Die Meldestelle muss alle Befugnisse erhalten, um Ihre Aufgaben nach dem Hinweisgeberschutzgesetz wirksam umsetzen zu können. Hierbei muss sie unabhängig sein und darf keinen Interessenkonflikten (z.B. aufgrund anderer Funktionen, Zeitmangel) unterliegen. Insbesondere dürften Personen mit Leitungsfunktion wie auch schon bei der Beauftragung eines Datenschutzbeauftragten ungeeignet sein. Da die Auswahl in Frage kommender Mitarbeiter schwierig sein kann, besteht die Möglichkeit der Auslagerung an Dritte.
Gern unterstützen wir Sie und übernehmen Aufgaben
der internen Meldestelle. Die Abrechnung erfolgt in Abhängigkeit der eingegangenen Hinweise.
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Durch die internen Meldestellen muss mindestens 1 Meldekanal eingerichtet werden, d.h. eine einfache Möglichkeit zur Übermittlung eines Hinweises. Die Meldung muss in mündlicher oder in Textform möglich sein. Eine anonyme Meldung muss nicht aktiv ermöglicht werden, auch solche Meldungen sollten aber – auch im Interesse des Unternehmens – bestmöglich bearbeitet werden.
Wichtig: Nur die interne Meldestelle darf Zugriff auf die Meldungen haben.
Dies ist häufig bereits bei internen Mailpostfächern nicht gegeben. Bei telefonischen Meldekanälen kann der Hinweisgeber nicht prüfen, wer sich am anderen Ende befindet. Außerdem bedeutet eine telefonische Meldung für das Unternehmen aufgrund der gesetzlichen Dokumentationsanforderungen einen höheren Aufwand.
Eine gute Lösung stellt hier ein digitales Meldesystem dar, welches Hinweisgeber angemessen schützt und gleichzeitig Ihrer internen Meldestelle bei der Erfüllung ihrer Aufgaben hilft.
Natürlich muss die interne Meldestelle auch über geeignete Fachkunde verfügen. Welche Anforderungen an die Fachkunde zu stellen sind, ergibt sich im Wesentlichen aus den Aufgaben. Hierfür braucht es juristische Grundkenntnisse im Anwendungsbereich, das nötige Handwerkszeug zur Sachverhaltsaufklärung, Kommunikationsfähigkeit und eine entsprechende psychische Belastbarkeit. Darüber hinaus muss jederzeit die strikte Einhaltung der Vertraulichkeit gewährleistet werden.