Mit Daskeo und System organisiert

Hinweisgeber

Einfache Lösungen für starken Schutz

Mit System

Mit uns richten Sie eine interne Meldestelle ein, ohne sich viele Gedanken darüber machen zu müssen.

Kosten- und Ressourceneffizient

Durch die Zusammenarbeit mit uns sparen Sie interne Ressourcen. Sie und Ihre Mitarbeitenden können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Unabhängig und neutral

Als externer Dienstleister agieren wir neutral und unvoreingenommen.

Fachliche Expertise

Wir sind mit den rechtlichen Anforderungen vertraut und wissen, wie man eine effektive Meldestelle gemäß geltender Bestimmungen aufbaut.

Anonym und vertraulich

Durch Unabhängigkeit schaffen wir eine sichere Umgebung, in der Mitarbeiter ohne Angst vor möglichen Repressalien etwaige Verstöße melden können.

Transparente Prozesse

Wir unterstützen Sie bei der Implementierung klarer Meldungs- und Untersuchungsprozesse.

Wählen Sie Ihre passende Lösung

Sie können zwischen der reinen Nutzung unseres Hinweisgeberschutzsystems oder der Komplettlösung einer ausgelagerten internen Meldestelle wählen, um die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen.

Hinweisgebersystem

€39/Monat zzgl. MwSt.

Ihre interne Meldestelle empfängt und verwaltet eingehende Hinweise sicher in unserem Hinweisgebersystem.

Einrichtung und Betrieb eines digitalen Meldekanals

flexible Auswahl einer anonymen Meldemöglichkeit

automatische Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber per E-Mail

Information bei Eingang neuer Hinweise per E-Mail

browserbasierte Verwaltung aller Hinweise

zentrale Informationen zu externen Meldestellen und Verfahren nach HinSchG

Zum Angebot

Interne Meldestelle

€39/Monat zzgl. MwSt.

Zusätzliche Kosten fallen nur bei Inanspruchnahme einer Leistungen an.

Prüfung des Anwendungsbereichs
€45/Hinweis

Prüfung der Stichhaltigkeit und Bericht
€80/Hinweis

Kontakt mit Hinweisgeber und Ansprechpartnern
€80/Stunde

Wir nehmen alle Hinweise entgegen und bearbeiten diese nach den Vorgaben des HinSchG. Sie kümmern sich nur um die Umsetzung von Maßnahmen.

inkl. aller Vorteile unseres Hinweisgebersystems

zusätzliche Bereitstellung eines Meldekanals in Sprachform, z.B. Telefon oder Videokonferenz

Fristenverwaltung und Eingangsbestätigung nach § 17 Abs. 1 Nr 1 HinSchG

Prüfung des Anwendungsbereichs nach § 2 HinSchG

Kontakt zum Hinweisgeber nach § 16 Abs. 3 HinSchG

Bericht inkl. Vorschlag für eine Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG

jährlicher Tätigkeitsbericht

kalkulierbare Kostenstruktur

Zum Angebot

Ausbildung zur internen Meldestelle

€1.080/zzgl. MwSt.

Wir bringen Ihnen alles bei, was Sie für die Tätigkeit als interne Meldestelle nach Hinweisgeberschutzgesetz wissen müssen.

Dauer ca. 6 Stunden

Webmeeting oder Ort Ihrer Wahl

Aufgaben einer internen Meldestelle nach HinSchG

Abgrenzung zu externen Meldestellen nach HinSchG

Informationen zum Betrieb von Meldekanälen

Datenschutzrechtliche Anforderungen an den Hinweisgeberschutz

Beispielfälle aus der Praxis - für die Praxis

digitale Schulungsunterlagen

auf Wunsch Teilnahmebestätigung

Möglichkeit von Rückfragen innerhalb von 6 Wochen, max. 3 Stunden

Zugang zum Hinweisgebersystem

Beratung zu eingegangenen Hinweisen

Fahrtkosten und Auslagen

Zum Angebot

Branding

€70/Stunde zzgl. MwSt.

Sie möchten, dass Ihr Hinweisgebersystem mit Ihrem Branding versehen ist? Das ist machbar. Auch Inhalte können angepasst werden. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

individuelles Aussehen

angepasster Inhalt

Ihr Logo

Ihre Hausschrift

Absprache mit Ihrer Marketingabteilung oder Agentur

Setzen Sie sich bitte persönlich mit uns in Verbindung.

Kontakt

FAQ

Häufige Fragen zur Umsetzung eines Hinweisgeberschutzsystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Worum geht es im Hinweisgeberschutz?

Durch klare Regelungen sollen insbesondere für Beschäftigte aber ggf. auch für Lieferanten, Projektpartner, Kunden usw. Wege und auch Anreize geschaffen werden, Fehler und Rechtsverstöße zu melden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz listet einen Katalog von verschiedenen Verstößen auf, zu denen die Meldung ermöglicht werden soll. Es geht hier insbesondere um Straftaten sowie Verstöße gegen gesetzliche Normen zum Schutz von

Beschäftigten
Leib, Leben und Gesundheit
der Gemeinschaft z.B. im Rahmen von Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umwelt- und Strahlenschutz, Steuern, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung.

Es geht also nicht um allgemeine Verbesserungswünsche oder Support-Anfragen.

Unser "HWGS" - Mehr als nur Hinweisgeberschutz!

Auch aus anderen Gründen kann es wichtig sein, entsprechende einfache und vertrauliche Kommunikationswege einzurichten. Denken Sie an das Lieferkettengesetz, die vertrauliche Einbeziehung der Personalvertretung oder eine einfache Möglichkeit um Kunden, Beschäftigte, Schüler einzubinden. Binden Sie das System nach eigenen Vorstellungen in Ihre Prozesse ein!

Unsere technische Umsetzung erlaubt es, das System auch für Zwecke außerhalb des Hinweisgeberschutzgesetzes einzusetzen. Sprechen Sie uns einfach an!

Was Sie zum Hinweisgeberschutzgesetz wissen sollten:

Bin ich ein "Beschäftigungsgeber"?

Der Begriff des Beschäftigungsgebers des Hinweisgeberschutzgesetzes ist sehr weit gefasst. Es müssen zwei Bedingungen erfüllt sein.

1.Sie beschäftigen mindestens eine (1) Person. Hierzu zählen u.a.:

Arbeitnehmende
Auszubildende
Beamte
arbeitnehmerähnliche Personen (wirtschaftliche Unselbstständigkeit, Heimarbeit und Gleichgestellte)

2. Sie fallen unter eine der folgenden Kategorien:

natürliche Person (z.B. Freiberufler)
rechtsfähige Personengesellschaft (z.B. GbR, OHG, KG)
juristische Person des Privatrechts (z.B. GmbH, AG, eV, Genossenschaft, Stiftung)
juristische Person des öffentlichen Rechts (Anstalt, Körperschaft, öffentlich-rechtliche Stiftung)
sonstige rechtsfähige Personenvereinigungen

Die Einrichtung eines Betriebs o.ä. ist nicht erforderlich. Daher führt auch die private Einstellung einer Haushaltshilfe zur Einordnung als Beschäftigungsgeber.

Was müssen Sie tun?

Unternehmen nach §12 Abs. 3 HinSchG wie Versicherungen, Börsenträger, Unternehmen im Wertpapierhandel oder der Kapitalverwaltung

Sie sind unabhängig von der Anzahl Ihrer Beschäftigten zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Diese wiederum ist u.a. für die Errichtung und den Betrieb von Meldekanälen zuständig.

> 50 Beschäftigte

Für die Berechnung der Anzahl der Beschäftigten gibt es keinen Stichtag (d.h. es gilt die Anzahl der „in der Regel“ Beschäftigten). Haben Sie im Jahresdurchschnitt mindestens 50 Beschäftige, sind Sie zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Diese wiederum ist u.a. für die Errichtung und den Betrieb von Meldekanälen zuständig.

< 50 Beschäftigte

Sie haben keine Pflicht zur Errichtung einer internen Meldestelle. Unabhängig davon sind aber auch Ihre Beschäftigten durch das HinSchG geschützt und können sich bei Bedarf an externe Meldestellen wenden. Die Einrichtung verhältnismäßiger interner Meldekanäle ist daher auch hier empfehlenswert.

Was sind "Meldestellen"?

Meldestellen sind zentrale Stellen, an die sich Hinweisgeber wenden können. Das HinSchG unterscheidet zwischen internen und externen Meldestellen.

Eine interne Meldestelle kann im Unternehmen selbst eingerichtet werden. Eine interne Meldestelle kann aber auch ganz oder teilweise an Dienstleister wie Daskeo ausgelagert werden.

Externe Meldestellen werden bei Behörden eingerichtet und stehen den Hinweisgebern alternativ zur internen Meldestelle immer zur Verfügung.

Anforderungen an interne Meldestellen

Eine interne Meldestelle muss unabhängig sein, es darf nicht zu Interessenskonflikten kommen und sie muss mit allen zur Aufgabenerfüllung notwendigen Befugnissen ausgestattet werden. Hierzu gehört insbesondere die Prüfung der Meldungen sowie die Ergreifung geeigneter Folgemaßnahmen. Eine entsprechende Fachkunde muss nachgewiesen werden.

Neben der Bindung personeller Ressourcen im Rahmen der Erreichbarkeit, der Entgegennahme, Verwaltung und Dokumentation von Hinweisen sowie dem Kontakt mit Hinweisgebern und internen Ansprechpersonen bedarf es juristischer und ggf. kriminologischer Kenntnisse sowie einer hohen Kommunikationsfähigkeit und Empathie.

Um eine interne Klärung zu fördern, sollten Unternehmen Anreize zur Nutzung der internen Meldestellen schaffen. Die Einbeziehung eines objektiven Dritten als interne Meldestelle kann hierbei helfen. Datenschutzbeauftragten wird häufig ein Vertrauensvorschuss entgegengebracht.

Unser Angebot

Unsere browserbasierte HWGS-Plattform ermöglicht den Empfang und die Verwaltung von Meldungen. Zugriffsrechte erhalten nur die von Ihnen mit den spezifischen Aufgaben betreuten Mitarbeitenden (Mandantentrennung und Rechte- und Rollenkonzept). Sie entscheiden über einen internen Kundenadmin zu jeder Zeit, welcher Personenkreis Hinweise an Sie schicken kann (linkbasiert mit Passwortschutz) und ob Sie auch den Empfang anonymer Nachrichten zulassen wollen. Ihre interne Meldestelle wird über eingehende Nachrichten per E-Mail informiert, kann diese im System einsehen und darüber hinaus mittels Bearbeitungsstatus und Notizen bearbeiten.

Sie können uns auch die Aufgaben der internen Meldestelle ganz oder teilweise übertragen. Ihnen als Beschäftigungsgeber bleibt dann nur die Pflicht, erforderliche Maßnahmen zu ergreifen und die hinweisgebende Person zu informieren (Rückmeldung nach § 17 Abs. 2 HinSchG). Hierbei unterstützen wir Sie entsprechend unserer Prüfungsergebnisse durch Vorschläge und Entwürfe.

Wichtig: Sie bezahlen nur Leistungen, die wir auch wirklich erbringen!

Weitere Informationen zu unseren Angeboten erhalten Sie hier.

Was passiert, wenn Sie keine Meldestelle einrichten?

Zunächst einmal liegt in diesem Fall für die nach dem HinSchG verpflichteten Unternehmen eine Ordnungswidrigkeit nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG vor. Für Unternehmen noch wichtiger ist aber das Risiko, dass sich ein Hinweisgeber an externe Meldestellen oder aber die Öffentlichkeit wendet. Hierdurch kann das Unternehmen keine internen Maßnahmen ergreifen, um entsprechende Vorfälle in Zukunft zu vermeiden und erfährt von den Vorwürfen im Zweifel erst durch Ermittlungsbehörden oder die Presse. Hinweisgeberschutz ist auch Unternehmensschutz!

Sie wollen die Vorteile von Daskeo nutzen?

Woher bekomme ich den Zugang und welche technischen Voraussetzungen bestehen?

Einen Zugang zu unserem System können Sie problemlos über hwgs.daskeo.de, unseren Webshop oder über eine direkte Kontaktaufnahme erwerben. Hierzu benötigen wir von Ihnen die Rechnungsdaten sowie die Registrierungsangaben (insb. Mailadresse und Passwort) des zukünftigen Admins. Spätestens mit der Auftragsbestätigung erhalten Sie von uns einen zu Ihrer Bestellung passenden Datenschutzvertrag (Vertrag zur Auftragsverarbeitung oder zur gemeinsamen Datenverarbeitung) . Bitte senden Sie uns diesen zum Abschluss unterschrieben zurück. Auf Nachfrage über anfragen@daskeo.de und unter Nennung des gewünschten Produkts senden wir ihnen auch gern im Vorfeld der Bestellung einen Entwurf zur Prüfung zu. Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzinformationen.

Im nächsten Schritt können Sie wählen, welches System Sie nutzen möchten. Die Auswahl „Hinweisgebersystem“ beinhaltet die Nutzung unseres digitalen Meldekanals. Dieser ist für alle geeignet, die bereits eine eigene interne Meldestelle betreiben oder das System für andere Zwecke nutzen (wollen).

Außer einem funktionsfähigen Internetanschluss, einem gängigen Browser sowie einem E-Mail-Konto bestehen keine weiteren technischen Anforderungen für die Nutzung des von Daskeo bereitgestellten digitalen Meldekanals. Die technische Verarbeitung und Speicherung der Daten erfolgt auf Servern der Alfahosting GmbH in Leipzig (Deutschland).

Möchten Sie Daskeo auch mit weiteren Aufgaben der internen Meldestelle nach Art. 13 HinSchG betrauen, wählen Sie bitte das System „Interne Meldestelle“. In diesem Fall werden eingehende Hinweise automatisch an uns weitergeleitet und von uns – ggf. in Absprache mit Ihnen – bearbeitet.

Was bedeuten die Rollen "Admin" und "interne Meldestelle"?

„Admin“ ist die Person, welche die Bestellung und Registrierung vornimmt. Dies kann in Abhängigkeit von Ihren internen Zuständigkeiten z.B. die Geschäftsführung, die Einkaufsabteilung, IT oder auch die interne Meldestelle selbst sein. Die Rolle des Admins hat die Funktion, wesentliche Einstellungen vorzunehmen. Er oder sie entscheidet z.B. über das gewählte System, die Möglichkeit der anonymen Meldung und welche Person die Rolle der Meldestelle einnimmt (sofern nicht Daskeo selbst diese Aufgabe für Sie übernehmen darf). Außerdem vergibt und verbreitet die Administration das Passwort, welches Hinweisgeber zur Abgabe eines Hinweises benötigen. Er oder sie erhält aber keine Informationen dazu ob, wann und von wem welcher Hinweis eingegangen ist.

Die „interne Meldestelle“ ist die Person, Abteilung o.ä., welche nach § 14 HinSchG mit den Aufgaben nach § 13 HinSchG betraut wurde. Diese erhält per Mail eine Information, wenn eine Meldung eingegangen ist und kann alle Hinweise über die HWGS-Plattform einsehen und verwalten.

Wurde Daskeo im Rahmen der Systemauswahl mit den Aufgaben der internen Meldestelle beauftragt, so ist Daskeo automatisch als interne Meldestelle eingetragen. Eine zusätzliche Einrichtung eigener interner Meldestellen ist dann nicht möglich.

Können im HWGS verschiedene Meldestellen eingerichtet werden?

Die Administration kann zu Vertretungszwecken mehrere Meldestellen einrichten. Hierfür werden die E-Mailadressen der Meldestellen benötigt. An diese wird eine Benachrichtigung versandt, damit die Meldestelle sich ein eigenes Passwort vergeben kann.

Allerdings kann immer nur eine Meldestelle aktiv sein. Welche Meldestelle aktiv ist, entscheidet die Administration. Eine Anpassung ist nach erfolgter Registrierung jederzeit möglich. Sowohl die alte als auch die neue Meldestelle erhalten eine automatische Information per E-Mail. Hierdurch soll sichergestellt werden, dass eine missbräuchliche Änderung sofort auffällt und behoben werden kann.

Wie können Hinweise abgegeben werden?

Zur Abgabe eines Hinweises über den digitalen Meldekanal von Daskeo wird nur ein kundenspezifischer Link sowie ein von der Administration vergebenes Passwort benötigt. Beides kann über den Admin-Zugang über die HWGS-Plattform eingesehen und auf beliebigen Wegen (z.B. Intranet, Rundmail, Schwarzes Brett) verteilt werden. Hierdurch entscheidet jeder Kunde eigenständig, welcher Personenkreis den Meldekanal nutzen kann. Das Passwort kann jederzeit geändert werden.

Hinweisgeber benötigen zur Abgabe eines Hinweises keinen eigenen Login. Je nach Einstellung im Administrationsbereich benötigen Hinweisgeber eine gültige E-Mail-Adresse oder können Hinweise auch anonym abgeben.

Kann ich die Informationen für die Hinweisgeber anpassen?

Durch Nutzung des kundenspezifischen Links kommt der Hinweisgeber zunächst zu einer Informationsseite. Diese enthält standardmäßige Informationen von Daskeo. In der HWGS-Plattform kann diese jederzeit seitens der Admin-Rolle angepasst werden. Hier kann z.B. auf Informationsseiten im Intranet mit dem Passwort verwiesen werden. Oder es wird über weitere Meldekanäle, die Arbeit der Meldestellen oder sonstige interne Fragestellungen informiert.

Sind Anpassungen (z.B. Corporate Design, Inhalt) möglich?

Ja, Anpassungen sind möglich, da jeder Kunde ein eigenes System erhält. Bitte schauen Sie sich unser pauschales Angebot für ein Branding an oder teilen Sie uns Ihre Wünsche persönlich mit.

Sie sollen die Aufgaben einer internen Meldestelle übernehmen?

Welche Aufgaben haben interne Meldestellen?

Die interne Meldestelle betreibt die erforderlichen Meldekanäle und nimmt Hinweise entgegen.

Der Eingang eines Hinweises muss innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden. Dann wird geprüft, ob der sachliche Anwendungsbereich eröffnet ist und ob die eingegangene Meldung stichhaltig ist. Dazu muss die interne Meldestelle mit dem Hinweisgeber in Kontakt stehen und diesen erforderlichenfalls um weitere Informationen ersuchen, sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben worden ist. Im Anschluss folgen häufig weitere Maßnahmen, wie:

interne Untersuchungen
Verweis des Hinweisgebers an eine zuständige Stelle
Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
Übergabe des Verfahrens zwecks weiterer Untersuchungen an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit (z.B. Controlling) oder eine zuständige Behörde (z.B. Polizei)

Im Anschluss muss der Hinweisgeber über die ergriffenen Folgemaßnahmen sowie die Gründe hierfür informiert werden, sofern der Hinweis nicht anonym abgegeben worden ist.

Die interne Meldestelle muss außerdem Informationen über externe Meldeverfahren und sonstige einschlägige Meldeverfahren vorhalten. Mitarbeiter müssen geschult und sensibilisiert werden. Nutzen Sie auch unsere Möglichkeit zur Ausbildung interner Meldestellen!

Was sind Meldekanäle?

Nach dem HinSchG verpflichtete Unternehmen müssen Meldekanäle einrichten und betreiben, über welche Hinweisgeber Informationen mögliche Verstöße melden können. Die Meldung muss mündlich (z.B. Telefon, Sprachnachricht) oder in Textform (z.B. Post, Mail, Hinweisgebermeldesystem) möglich sein. Die Hinweisgeber können auch eine persönliche Zusammenkunft fordern, welche mit Einwilligung der Person auch mittels Bild- und Tonübertragung (z.B. Videokonferenz) erfolgen kann.

Die Meldekanäle müssen allen Beschäftigten sowie Leiharbeitnehmenden offenstehen. Darüber hinaus können diese auch so gestaltet werden, dass sie auch anderen Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber in Kontakt stehen (Kunden, Lieferanten oder sonstige Dienstleister) offenstehen.

Zugriff auf die eingehenden Hinweise darf nur die interne Meldestelle haben. Diese Vorgabe schließt auch den Zugriff von Mitarbeitenden der internen IT-Abteilung aus. Die Meldestellen unterliegen dem Vertraulichkeitsgebot, insoweit keine Ausnahme nach § 9 HinSchG vorliegt.

Müssen Meldekanäle so gestaltet sein, dass Meldungen anonym abgegeben werden können?

Es besteht derzeit in den meisten Fällen keine gesetzliche Verpflichtung, Meldekanäle so zu gestalten, dass Hinweise anonym abgegeben werden können. Dies schließt eine anonyme oder pseudonyme Meldung durch einen Hinweisgeber aber nicht automatisch aus. Erfolgt eine Meldung dennoch anonym, soll diese nach dem Wunsch des Gesetzgebers ebenfalls bearbeitet werden.

Die transparente Möglichkeit einer anonymen Meldung kann einen wesentlichen Anreiz zur Meldung von Verstößen darstellen, welche andernfalls aus Angst oder Scham nicht oder direkt an anderer Stelle (insb. Gericht, Polizei, Presse) erfolgen würden. Denn bei einer anonymen Meldung muss eine hinweisgebende Person ihre Identität nicht preisgeben. Diese darf auch nicht auf anderem Wege, wie durch die IP-Adresse ermittelbar sein. Ängste vor einem Missbrauch durch „Denunzianten„ werden durch bisherige Studien und Erfahrungen aus anderen Ländern nicht bestätigt.

Unser System bietet unseren Kunden die freie Entscheidung, ob eine anonyme Meldung technisch ermöglicht werden soll. Dies kann jederzeit geändert werden. Machen Sie Ihre eigenen Erfahrungen!

Empfang und Bearbeitung von Hinweisen

Über unsere Plattform werden Sie über die hinterlegte E-Mail-Adresse informiert, wenn neue Hinweise eingegangen sind. Die Information erhält keine Hinweise zum Inhalt und Absender des eingegangenen Hinweises. Weitere Informationen erhalten Sie erst, nachdem Sie sich in unserem System mit Ihren Zugangsdaten eingeloggt haben. Nutzen Sie die Vorteile unseres browserbasierten Systems und greifen Sie von überall auf die eingegangenen Hinweise zu. Im Rahmen der Bearbeitung können Sie auch einen Bearbeitungsstatus festlegen und Notizen erstellen.

Der Kontakt mit dem Hinweisgeber erfolgt über sonstige Kommunikationswege in Abhängigkeit der hinterlassenen Kontaktdaten. Es ist jedoch geplant, zukünftig auch eine 2-Wege-Kommunikation direkt über die HWGS-Plattform zu ermöglichen. Hierdurch könnten ggf. auch anonyme Hinweisgeber erreicht werden. Eine Identifizierung anonymer Hinweisgeber ist zu keinem Zeitpunkt möglich!

Vertraulichkeitsgebot

Als Mitarbeiter einer internen Meldestelle haben Sie gemäß § 8 HinSchG gegenüber verschiedenen Personen die Vertraulichkeit zu waren. Hierzu gehören neben dem Hinweisgeber auch die Personen, auf welche sich eine solche Meldung bezieht oder sonstige in einem Hinweis genannte Personen.

Die Identität der genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind sowie den bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden.

Ob eine Ausnahme vom Vertraulichkeitsgebot nach § 9 Hinweisgeberschutzgesetz vorliegt, muss im Einzelfall geprüft werden. Es handelt sich insbesondere um folgende Gründe:

vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Hinweis mit unrichtigen Informationen
Strafverfolgungsbehörden, gerichtliche Entscheidung etc.
Erforderlichkeit für Folgemaßnahmen
Einwilligung

Bei der Prüfung ist darauf zu achten, auf welche Person sich die jeweilige Ausnahmeregelung bezieht. Aufgrund der Haftungsrisiken sollten die Ausnahmen sehr eng ausgelegt und die rechtliche Prüfung dokumentiert werden.

Vertretung und Wechsel der internen Meldestellen

Grundsätzlich empfehlen wir, für die interne Meldestelle eigene, funktionsbezogene Kontaktdaten zu verwenden. Unabhängig davon ist ein Wechsel der internen Meldestelle oder eine Änderung der Kontaktdaten jederzeit möglich. Hierzu wird einfach eine neue Meldestelle im Administrationsbereich registriert. Sowohl die alte als auch die neue Meldestelle werden hierüber benachrichtigt, um einen Missbrauch auszuschließen.

Fristen

Sie kennen das sicher auch: Schnell verliert man den Überblick über eingegangene E-Mails. Aber als interne Meldestelle müssen Sie verschiedene Rückmeldefristen einhalten. Hierzu zählt insbesondere die Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen sowie innerhalb von weiteren 3 Monaten eine weitere Rückmeldung. Diese soll über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die diesbezüglichen Gründe informieren, sofern der Hinweis nicht anonym eingegangen ist. Im Einzelfall kann eine vollständige Rückmeldung unzulässig sein. Die rechtliche Prüfung sollte dokumentiert werden.

Durch die übersichtliche Verwaltung über unsere Plattform und die separate Information per E-Mail behalten Sie von überall den Überblick.

Ebenfalls geplant: Lassen Sie sich an offene Fristen rechtzeitig erinnern.

Dokumentation, Aufbewahrung und Löschung

Alle eingehenden Hinweise müssen gemäß § 11 Abs. 5 HinSchG grundsätzlich für eine Dauer von 3 Jahren nach Abschluss des Verfahrens durch die interne Meldestelle dauerhaft abrufbar sein. Eine längere Aufbewahrung ist im Einzelfall aus Gründen darüber hinausgehender Aufbewahrungspflichten oder -rechte möglich. Eine Aufbewahrung von Informationen kann sich auch aus der Tatsache ergeben, dass diese Unterlagen für eine mögliche Beweisführung im Falle eines möglichen Rechtsstreits erforderlich sind. Der Beschäftigungsgeber bzw. Hinweisempfänger ist verpflichtet, im Falle eines Rechtsstreits die Unterlassung einer Benachteiligung eines Hinweisgebers zu beweisen. Wird das Hinweisgebersystem für alternative Zwecke genutzt, können sich hieraus abweichende Aufbewahrungspflichten ergeben.

Wenn Sie den Status einer Meldung auf „abgeschlossen“ gesetzt haben, ist dieser zu Aufbewahrungs- und Dokumentationszwecken noch einseh- und downloadbar. Außerdem ist mit diesem Status auch eine manuelle Löschfunktion freigegeben. Diese löscht die Hinweise unwiederbringlich. Eine systemimmanente Archivierung aller Hinweise sowie die automatische Löschung 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens wurde durch die Plattform nicht umgesetzt, da im Einzelfall auch eine längere Aufbewahrung gerechtfertigt werden oder sogar rechtlich erforderlich sein kann. Auch die Archivierung über separate interne Archivsysteme – unter Ausschluss von Daskeo – wird so technisch ermöglicht.

Während der gesamten Aufbewahrungsdauer muss das Gebot der Vertraulichkeit beachtet werden. Insoweit eine Aufbewahrung von Hinweisen und Rückmeldungen, Bearbeitungsnotizen etc. außerhalb der Plattform verarbeitet und aufbewahrt wird, ist sicherzustellen, dass nur die entsprechenden Personen auf die Informationen und Dokumente Zugriff erhalten.

Also: Achtung bei Nutzung der allgemeinen IT-Struktur mit Zugriffsrechten der IT!

Übrigens: Bei Meldungen in Sprachform (z.B. Telefon oder sonstige Sprachübermittlung) muss von dem für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter ein Inhaltsprotokoll (Zusammenfassung) verfasst werden. Eine genaue Niederschrift (Wortprotokoll) oder eine Tonaufzeichnung bedarf einer Einwilligung des Hinweisgebers. Hier bedarf es des richtigen Feingefühls, alle für die Bearbeitung erforderlichen Informationen zu dokumentieren, ohne zu nah am Wortlaut zu sein.

Bei persönlichen Meldungen im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 HinSchG darf eine Aufzeichnung bzw. die Erstellung eines Wortprotokolls mit Zustimmung des Hinweisgebers erfolgen. Hierfür angefertigte Tonaufzeichnungen sind nach Protokollerstellung zu löschen. Ein zwingendes Inhaltsprotokoll ist nicht vorgesehen, dürfte aber auf Grund von Nachweiszwecken oft zu empfehlen sein.

Der Hinweisgeber muss die Möglichkeit zur Prüfung und Korrektur bzw. Bestätigung von Protokollen bekommen.

Sie möchten etwas melden?

Wann sind Sie ein Hinweisgeber und welche Meldungen sind zulässig?

Nicht jeder, der eine Information weitergibt, ist auch ein Hinweisgeber und als solcher durch das Hinweisgeberschutzgesetz geschützt. Ob Sie ein Hinweisgeber sind, entscheidet sich nach folgenden Punkten:

Sie haben Informationen zu einem rechtswidrigen Handeln oder Unterlassen, welches in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz genannt ist. Bei Nutzung unseres HWGS-Meldekanals sehen Sie alle Fälle aufgelistet und können das zutreffende Rechtsgebiet einfach ankreuzen.
Es muss tatsächliche Verdachtsmomente geben oder Sie müssen von konkreten Vorfällen oder Planungen oder über Versuche der Verschleierung Kenntnis haben. Reine Vermutungen reichen nicht aus! Bitte beachten Sie, dass bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldungen Ihre Identität nicht durch das Vertraulichkeitsgebot des HinSchG geschützt wird. Sie machen sich in einem solchen Fall möglicherweise auch selbst haftbar (z.B. Schadensersatz).
Die Informationen haben Sie aufgrund oder während Ihrer beruflichen Tätigkeit erhalten. Hierzu zählen alle Informationen, die Sie bei Ihrem Arbeitgeber erhalten haben oder aber auch bei Ihren Kunden, Lieferanten o.ä.
Wichtig ist, dass keine privaten Verstöße umfasst sind. also haben Sie z.B. Kenntnis davon, dass Ihr Kollege in seinem persönlichen Umfeld eine Straftat begangen hat, ist das kein Verstoß nach dem Hinweisgeberschutzgesetz.
Ihrer Meldung dürfen keine Sicherheitsinteressen sowie besondere Verschwiegenheits- und Geheimhaltungsvorschriften nach §5 Hinweisgeberschutzgesetz entgegenstehen. Die Anforderungen bei sonstigen Verschwiegenheits- und Geheimhaltungsvorschriften finden Sie in § 6 Hinweisgeberschutzgesetz.

Wie kann ich Verstöße melden? (Meldekanäle)

Der Gesetzgeber sieht in bestimmten Fällen die Einrichtung sog. Meldekanäle vor, um Hinweisgebern eine einfache und sichere Möglichkeit der Abgabe von Hinweisen zu ermöglichen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgegeben (Sprach- oder Textform).

Wenn Sie einen Hinweis an ein Unternehmen senden wollen, welches unsere HWGS-Plattform nutzt, ist eine Meldung jederzeit ortsunabhängig über einen Browser möglich. Sie benötigen nur einen Link sowie ein Passwort. Wer die Zugangsdaten zum Meldekanal erhält, entscheidet allein die einsetzende Einrichtung (vgl. „Beschäftigungsgeber“).

Ist eine anonyme Meldung möglich?

Ob eine anonyme Meldung technisch über die HWGS-Plattform möglich ist, entscheidet die einsetzende Einrichtung. Wurde eine anonyme Meldung zugelassen, können Sie zu Beginn der Meldung auswählen, ob Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen oder anonym melden möchten. Im Falle einer anonymen Meldung werden keinerlei Informationen zu Ihrer Person abgefragt. Gleichzeitig kann Ihrerseits auch kein persönlicher Termin erbeten werden.

Sicher kann es Fälle geben, in denen die Wahl einer anonymen Meldung aus Angst vor möglichen Konsequenzen verständlich ist. Sie sollten sich aber im Vorfeld bewusst sein, dass Sie in aller Regeln vor negativen Konsequenzen durch das Hinweisgeberschutzgesetz rechtlich geschützt werden. Eine anonyme Meldung wird möglicherweise nicht den gewünschten Erfolg bringen, da eine Aufklärung und die Festlegung geeigneter Maßnahmen erschwert ist.

Was passiert nach meiner Meldung?

Wenn Sie keine anonyme Meldung gesendet haben, erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse zunächst einen Bestätigungslink. Erst nach der Bestätigung Ihrer Mail-Adresse kann die interne Meldestelle des Empfängers diese über die Plattform einsehen und bearbeiten. Anonyme Hinweise werden direkt zugestellt und können direkt durch die interne Meldestelle bearbeitet werden.

Im nächsten Schritt werden die Hinweise durch die interne Meldestelle entsprechend des Hinweisgeberschutzgesetzes bearbeitet (vgl. „Welche Aufgaben habe interne Meldestellen“). Insbesondere wird. der Hinweis inhaltlich erfasst, rechtlich und tatsächlich überprüft, ggf. werden weitere Informationen bzw. Stellungnahmen eingeholt und es wird über mögliche Folgemaßnahmen zur Verhinderung entsprechender Vorfälle entschieden. Haben Sie Kontaktdaten hinterlassen, wird sich die interne Meldestelle möglicherweise mit Ihnen in Verbindung setzen. Sollte Daskeo mit Aufgaben der internen Meldestelle betraut sein, werden wir uns ggf. direkt mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wer sieht was? (Vertraulichkeit)

Senden Sie einen Hinweis über die HWGS-Plattform ab, so wird diese innerhalb der einrichtungsbezogenen Seite verarbeitet. Als SaaS-Dienstleister betreibt Daskeo die HWGS-Plattform und verarbeitet diese technisch. Eine inhaltliche Kenntnisnahme ist technisch möglich, aber vertraglich nur im Rahmen konkreter Support-Aufträge zulässig.

Daskeo kann aber auch mit der Erfüllung der Aufgaben einer internen Meldestelle nach Hinweisgeberschutz ganz oder teilweise beauftragt werden. Insoweit kann auch eine inhaltliche Verarbeitung der Daten erfolgen, z.B. zur Prüfung, ob eine Meldung nach Hinweisgeberschutzgesetz vorliegt und welche weiteren Schritte zu unternehmen sind.

Welche Daten werden von mir verarbeitet?

Wenn keine anonyme Meldung erfolgt, wird Ihre E-Mailadresse benötigt. Hierbei kann es sich gern um eine private oder auch temporäre E-Mail-Adresse handeln, um die ungewollte Kenntnisnahme z.B. durch die IT-Abteilung ihres Unternehmens zu vermeiden. Die E-Mail-Adresse wird zur Zusendung eines Bestätigungslinks benötigt, damit die interne Meldestelle mit Ihnen über diesen Weg Kontakt aufnehmen kann. Weitere Kontaktdaten (insb. Telefonnummer) können auf freiwilliger Basis hinterlassen werden. Außerdem können Sie angeben, ob ein persönlicher Termin gewünscht wird.

Daneben werden Sie um Informationen zur Art des Rechtsverstoßes und eine Beschreibung des Vorfalls gebeten. Im Falle einer anonymen Meldung werden nur diese Informationen verarbeitet. IP-Adressen o.ä. werden unsererseits nicht erfasst. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung zur HWGS-Plattform.

Sind meine Daten sicher?

Durch die Nutzung der HWGS-Plattform ist eine Trennung von der normalen IT und Datenverarbeitung der Einrichtung gewährleistet. Ihre Daten werden technisch bei Daskeo verarbeitet. Hierzu wurde ein entsprechender datenschutzrechtlicher Vertrag abgeschlossen.

Daskeo setzt verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen (Rechtemanagement und Mandantentrennung, Verschlüsselung etc.) um, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen. Hierbei haben wir sowohl die Gewährleistung der internen Vertraulichkeit als auch die Sicherheit vor Außenangriffen im Blick.

Daskeo nutzt bei der Verarbeitung und Speicherung der Daten die Server von Alfahosting. Alle Rechenzentren befinden sich in Deutschland und erfüllen die Anforderungen der DSGVO.