Datenschutzbeauftragter: Zwang zur Hilfe?
Das Ziel: Wirtschaftsförderung
Im Zuge der aktuell beschlossenen Wachstumsinitiative zur Wirtschaftsförderung wird auch ein seit Jahren durch die deutsche Wirtschaft geforderter Punkt angesprochen: „Entbürokratisierung“. In Rede ist hierfür u.a. die Erhöhung der Grenze für die Pflicht zu Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, welche im aktuellen Entwurf einer Änderung des BDSG jedoch noch nicht enthalten ist. Es bleibt also zu hoffen, dass es keine zwei Novellen innerhalb kurzer Zeit geben wird…
Doch handelt es sich überhaupt ein geeignetes Mittel um das Ziel der Wirtschaftsförderung durch die „Reduzierung datenschutzrechtlicher Anforderungen“ (vgl. Ziffer 13 des Papiers zur Wachstumsinitiative vom 5. Juli 2024) zu erreichen? Wohl eher nicht, denn mit dem Wegfall der Pflicht zu Bestellung entfallen keine der bestehenden Datenschutzanforderungen, sondern höchstens eine Kostenstelle. Und ob diese wirklich entfällt, dürfte in vielen Fällen fraglich sein, denn es bestehen auch weitere Pflichten zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten – unabhängig von der Beschäftigtenzahl – welche sich auf die Verarbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen beziehen. Nach unserer Einschätzung dürften diese durch die Aufsichtsbehörden bei der geplanten Erhöhung der Beschäftigtenzahl zunehmend strenger bewertet werden.
Die Probleme: unzureichendes Management
Die eigentlichen Probleme liegen ganz woanders und die Beauftragung eines Experten könnte (und sollte) hierfür die Lösung darstellen:
1. Doppelarbeit bei Dokumentationen
2. Überforderung durch komplexe Gesetzeslage
3. Fehlendes Fachwissen in den Fachabteilungen und bei der Leitung
4. Frühzeitige Einbindung des Datenschutzes in interne Prozesse
5. Gemeinsame (fachübergreifende) Arbeit an internen Dokumenten
Die zunehmende Abschaffung von Datenschutzbeauftragten verschärft das Problem daher noch. (Böse Zungen könnten behaupten, es geht nicht um eine Wirtschaftsförderung, sondern um eine Finanzspritze des Staatshaushalts durch erhöhtes Bußgeldaufkommen. )
Dennoch ist es wichtig und richtig, den Einfluss der Umsetzung des Datenschutzes auf die deutsche Wirtschaft und die Rolle des Datenschutzbeauftragten zu thematisieren.
Unsere erfahrungen: Datenschutzbeauftragter = Aufsichtsbehörde?
Unsere Tätigkeit als externe und interne Datenschutzbeauftrage hat uns häufig gezeigt, dass von vielen Unternehmen – und z.T. Datenschutzbeauftragten selbst – die Aufgabe eines Datenschutzbeauftragten missverstanden wird. Und die durch die DSGVO formulierten und gesetzlich verankerten Aufgaben des Datenschutzbeauftragten haben dies noch verschärft.
Dass die Kosten eines Datenschutzbeauftragten bei einem entsprechenden Mehrwert für die Unternehmen kein Wirtschaftshemmnis darstellen, zeigt die stetig wachsende Beraterbranche. Doch wo ein Unternehmens-, Steuer- oder Rechtsberater seine aktive Unterstützung anbietet, wird der Datenschutzbeauftragte ins Abseits gedrängt. Die Prüf- und Kontrollaufgaben sollen sicherstellen, dass der Datenschutzbeauftragte frühzeitig Informationen erhält, denn der Datenschutz kann nur präventiv wirken. Doch geht dieser Plan nicht auf, wenn hierdurch Ängste der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter geschürt werden. Bei Beginn einer Zusammenarbeit mussten wir häufig erst erklären, dass wir kein verlängerter Arm der Aufsichtsbehörde und dies keine „Prüfung“ mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen ist. Einige Mitarbeiter wollten sich sogar vorher zunächst bei Ihrem Rechtsberater oder im Compliance-Bereich erkundigen, ob sie etwas sagen dürfen…
Dabei liegen die Kerntätigkeiten ganz woanders:
1. Datenschutzbeauftragte bündeln Fachwissen und Erfahrung und stellen dieses gezielt in geeigneter Form zur Verfügung.
2. Datenschutzbeauftragte unterstützen bei der aktiven Umsetzung des Datenschutzes z.B. durch die Beratung bei der Implementierung neuer Prozesse.
3. Datenschutzbeauftragte stellen eine wichtige Schnittstelle zwischen den Fachabteilungen dar und entdecken hierbei – nebenbei – unabgestimmte Prozesse, was die Abläufe verbessern und Kosten senken kann
4. Datenschutzbeauftragte vermitteln zwischen dem Datenverarbeiter (z.B. Unternehmen) und dem Betroffenen (z.B. Kunden, Beschäftigten)
Die Lösung
Was die deutsche Wirtschaft braucht, ist – neben klaren Regeln im Beschäftigtendatenschutz – keine Abschaffung, sondern ein Umdenken der Rolle des Datenschutzbeauftragten. Dieser muss als Berater und aktive Unterstützung verstanden werden (können). Es muss die Möglichkeit bestehen, bereits im Unternehmen vorhandenes Know-How zu nutzen und in die Prozesse wirksam einzubinden. Die Verantwortlichen müssen Freiheit in der Gestaltung und Verteilung der datenschutzrechtlichen Aufgaben erhalten. Nur so kann der Schutz der Daten im Einklang der wirtschaftlichen Interessen funktionieren – GEMEINSAM STARK!